Autorităţile administraţiei publice locale organizează întocmirea şi ţinerea la zi a registrului agricol pe suport de hârtie şi în format electronic conform reglementărilor legale.
Registrul agricol constituie documentul oficial de evidenţă primară unitară în care se înscriu date privind: capul gospodăriei şi membrii acesteia; societăţi / asociaţii sau persoane juridice care au teren în proprietate sau folosinţă; terenurile aflate în proprietate sau folosinţă; pădurile; modul de utilizare al suprafeţelor agricole; suprafeţe necultivate, ogoare; suprafeţe cultivate în sere sau solarii; grădini familiale; pomi răzleţi, plantaţii pomicole şi viticole; suprafeţe irigate; animale (existente la începutul semestrului) şi evoluţia efectivului de animale în cursul anului; utilaje-instalaţii pentru agricultură şi silvicultură; mijloace de transport cu tracţiune animală şi mecanică existente la începutul anului; aplicarea îngraşămintelor, amendamentelor şi pesticidelor; utilizarea îngraşămintelor; construcţii existente la începutul anului şi alte menţiuni.
Înscrierea datelor în Registrul agricol se face pe baza declaraţiei date pe proprie răspundere de capul gospodăriei sau în lipsa acestuia de un alt membru major al gospodăriei, care dispune de capacitate deplină de exerciţiu.
Înscrierea în Registrul agricol a datelor privind clădirile şi terenurile, a titularului dreptului de proprietate asupra acestora, precum şi a schimbării categoriei de folosinţă se poate face numai pe bază de documente anexate la declaraţia făcută sub semnatură, sub sancţiunea nulităţii. În cazul în care nu există documente, înregistrarea în Registrul Agricol a datelor privind clădirile şi terenurile, a titularului dreptului de proprietate asupra acestora, precum şi a schimbării categoriei de folosinţă se poate face pe baza declaraţiei date sub semnătură, sub sancţiunea nulităţii. Aceste declaraţii pot fi date potrivit opţiunii persoanei fizice obligate să declare în Registrul agricol:a) în faţa secretarului localităţii;b) în faţa notarului public; c) la misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României. În cazul indiviziunii, oricare dintre coindivizari poate da declaraţia (art.7, alin.3 din Ordinul 734/2015 al MADR).
Pentru unităţile cu personalitate juridică, datele se înscriu în Registrul agricol pe baza declaraţiei date de reprezentantul legal al unităţii respective, însoţită de documente. Perioadele în care persoanele fizice şi juridice au obligaţia să declare datele pentru înscrierea în Registrul agricol sunt următoarele:
- a) 5 ianuarie – 1 martie pentru datele anuale privind membrii gospodăriei, terenul aflat în proprietate şi cel pe care îl utilizează, clădirile cu destinaţia de locuinţă, construcţiile-anexă şi mijloacele de transport cu tracţiune animală şi mecanică, maşinile, utilajele şi instalaţiile pentru agricultură şi silvicultură;
- b) 5-20 ianuarie și 5-20 iulie – efectivele de animale existente în gospodărie la începutul şi sfârşitul fiecărui semestru, precum şi modificările intervenite în cursul semestrului precedent ca urmare a vânzării-cumpărării, a produşilor obţinuţi, a morţii sau sacrificării animalelor sau a altor intrări – ieşiri.
- c) 1 – 31 mai pentru datele privind modul de folosinţă al terenurilor, suprafeţele cultivate, numărul pomilor în anul agricol respectiv, aplicarea îngrăşămintelor, amendamentelor şi pesticidelor
- d) persoanele fizice și juridice au obligația să declare date pentru a fi înscrise în Registrul agricol și în afara acestor intervale de timp, în cazul în care au intervenit modificări în proprietate în termen de 30 de zile de la apariția modificării (art. 11, alin.1 din Ordonanța nr. 28 / 2008).
Persoanele fizice şi juridice sunt obligate să declare, în termenele prevăzute de lege, date corecte şi complete în vederea înscrierii acestora în Registrul agricol (art.14 din Ordonanța nr. 28 / 2008).
Constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 100 lei la 500 lei, în cazul persoanelor fizice, respectiv cu amendă de la 300 lei la 1500 lei în cazul persoanelor juridice;
- a) refuzul de a prezenta primarului, prefectului sau persoanelor împuternicite de aceştia, documentele şi evidenţele necesare în vederea verificării realităţii datelor;
- b) nedeclararea, la termenele stabilite şi în forma solicitată, a datelor care fac obiectul Registrului agricol (art.20 din Ordonanța nr. 28 / 2008).